Nombreux sont ceux qui considèrent à tort leur e-shop comme le centre névralgique d’une activité de vente en ligne. L’étymologie du terme “boutique” est pourtant sans équivoque : c’est le lieu où un marchand étale sa marchandise. Qu’elle soit numérique ou physique, la boutique n’est ni un gestionnaire de stock, ni un commercial sédentaire, ni un comptable. Même dématérialisée, elle reste votre espace de présentation de vos produits.
ERP, CRM, PIM, DMP, outils de logistique, solution de comptabilité… Les composants qui s’articulent autour d’une boutique e-commerce sont très variés. Leurs intégrations au SI via des synchronisations automatiques nécessitent néanmoins une réflexion stratégique : quel est l’objectif de cette synchronisation ? Quel niveau d’intégration est optimal ? Est-ce que des évolutions futures de mon SI vont impacter les synchronisations actuelles ?
Dans cet article, nous allons nous concentrer sur un seul type de synchronisation : celle entre un ERP (Odoo, Sage100, EBP, Divalto pour ne citer qu’eux) et une plateforme Magento.
“Mais ça fonctionne très bien sans synchronisation”
Avant d’aborder les techniques de synchronisations, revenons sur les objectifs. Tout d’abord, l’automatisation de la circulation d’information a pour but principal de diminuer le coût d’exploitation du site. Le travail de saisie est un travail chronophage, sans valeur et risqué. Décharger vos équipes opérationnelles de ces tâches va permettre de réduire à la fois le coût de gestion de votre activité, mais aussi le nombre d’erreurs de saisie, et donc de pertes potentielles.
Synchroniser vos données de stocks ERP avec celles affichées sur votre boutique va vous éviter de bien mauvaises surprises. Plusieurs commandes qui tombent en même temps et voilà : vos clients se retrouvent avec une livraison retardée ou pire, une commande annulée !
Vous pouvez même aller jusqu’à réapprovisionner vos stocks en automatisant le passage de commandes (c’est le mot clé, vous l’avez compris) en fonction du niveau des ventes en cours sur votre site. Plus besoin de contrôler vos étagères, dès que l’ERP est averti par votre boutique Magento qu’il ne vous reste plus que 3 paires en taille 42 de votre best seller, une commande de réapprovisionnement est déclenchée auprès de votre fournisseur.
En résumé, une synchronisation ERP & Magento va diminuer le temps et l’énergie consacrés à de la gestion et éviter les erreurs humaines. Comment ? La réponse commence par une question.
“Je suis convaincu… On commence par quoi ?”
Se lancer la tête baissée dans un travail de synchronisation est une erreur classique. Ce chantier doit s’inscrire dans une vision globale de l’activité de vente en ligne. Des contraintes émanantes des différents intervenants sont à intégrer dans votre réflexion : fabrication des produits, gestion opérationnelle, e-marketing, transporteur, gestion des retours… tous ces pôles sont concernés par l’automatisation de votre SI.
Une fois les objectifs fixés et les contraintes prises en compte, les spécifications de votre système vont commencer à se dessiner. Vous apportez alors les réponses aux questions liées au niveau d’intégration nécessaire. Par exemple :
- Je souhaite faire remonter depuis l’ERP vers Magento les produits (prix, description, attributs spécifiques, traductions), le niveau de stock et les images de chaque produits. Cette mise à jour se fera tous les jours à 3h du matin.
- De plus, je souhaite redescendre depuis Magento vers l’ERP les clients qui s’inscrivent, les commandes terminées, les factures de ces commandes et le niveau de stock. Cette mise à jour se fera toutes les 15min.
Quel intérêt de faire deux synchronisations différentes ? Les informations envoyées par l’ERP n’ont pas la même notion de priorités que celles envoyées depuis Magento. En effet, nul besoin de mettre à jour le catalogue sur Magento toutes les 15min : ces informations n’évoluent pas au cours de la journée. De plus, cette tâche étant gourmande en ressource serveur, autant la planifier à un horaire où le trafic sur le site sera moindre. Automatisation et optimisation font bon ménage !
En revanche, un niveau de stock mis à jour sur l’ERP en fonction des ventes sur votre site Magento est absolument indispensable pour gérer le réapprovisionnement. Transmettre les informations de commandes (produits achetés, adresse de livraison, choix du transporteur, etc) le plus rapidement possible devient également incontournable.
Méthodes de synchronisation et harmonisation des données
Plusieurs méthodes de synchronisations existent pour faire communiquer Magento et un ERP : webservice, fichiers à plats, base de données partagées. Un travail de conception technique est à réaliser afin de définir la meilleure solution.
Prenons l’exemple des fichiers à plats où deux approches sont possibles :
- Fichier différentiel : le fichier transmis ne comporte que les éléments à mettre à jour. Par exemple, si vous mettez à jour sur l’ERP le prix d’un seul produit, inutile d’envoyer à Magento votre catalogue de 3000 références.
- Fichier complet : le fichier envoie l’intégralité des informations à synchroniser. Continuons avec le même exemple : vous avez 3000 références prêt-à-porter qui changent chaque saison. Vous pouvez lancer manuellement une synchronisation avant la période d’été qui va envoyer tout le nouveau catalogue, sans les produits de la collection précédente. Votre collection printemps/été sera remplacée par la collection automne/hiver
Une fois la méthodologie de transmission des informations définies, un travail d’harmonisation des champs entre ERP et Magento est à entreprendre. Par exemple, est-ce qu’un champ “famille de produit” doit se traduire par une Catégorie ou un Attribut sur Magento ? La réponse dépendra évidemment du contexte et de la stratégie commerciale. La sémantique du brick and mortar ne correspond pas toujours aux usages du web.
D’autres éléments d’harmonisation entre l’ERP et Magento sont à prendre en compte dans votre cahier des spécifications : nombre de chiffres après une virgule pour un prix, type des champs (décimal vs entier), caractères d’échappements pour les retours à la ligne, etc.
L’enjeu est clair : faire communiquer deux systèmes qui ne parlent pas toujours la même langue !
Une fois ces spécifications techniques établies, au fourneau ! En fonction du niveau d’intégration choisie et des fonctionnalités de votre ERP, vous allez donc créer votre système sur mesure : stable, évolutif et à moindre coût. Un jeu d’enfant, non ?
